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Personalkennzahlen in der Praxis

Was Sie bei der Ermittlung beachten sollten

Wer sich mit Betriebswirtschaft und Controlling beschäftig, ist recht bald nicht mehr mit der Aussagekraft einer BWA zufrieden, sondern möchte konkreter und differenzierter wissen, wo die Kosten in der Praxis stecken und welche Bereiche optimierungsfähig sind.

Traditionell sind die Personalkosten der größte Kostenblock in einer Zahnarztpraxis. Die Personalkennzahlen können u. a. helfen, Mitarbeiter (Teilzeit- und Vollzeitkräfte) zu ranken und einen Überblick über die Relation der Kosten zu den erbrachten Honorarerlösen zu verschaffen.

Arbeitgeberbelastung pro Stunde richtig ermittelt

Um die Arbeitgeberbelastung pro Stunde zu ermitteln, reicht es nicht aus, den Bruttolohn zu berücksichtigen und durch die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit zu dividieren.

Die Grundlage für die Berechnung der Arbeitgeberbelastung pro Stunde stellt zunächst die Arbeitgeberbelastung aus der Personalkostenübersicht dar. Diese wird vom Ersteller der Lohn- und Gehaltsabrechnung (also dem Steuerbüro oder dem Lohnprogramm) zur Verfügung gestellt und enthält neben dem Gesamtbrutto die zusätzlichen Personalkosten je Mitarbeiter, nämlich den Arbeitgeberanteil für betriebliche Altersvorsorge, Nettobe- und abzüge, den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung, gesetzliche Umlagen und eventuell fällige pauschale Lohnsteuer.

Damit weiß der Zahnarzt zunächst, was ihn dieser Mitarbeiter im betrachteten Monat gekostet hat.

Um die monatlichen Kosten den geleisteten Arbeitsstunden gegenüber zu stellen, ist unbedingt die tatsächlich geleistete Arbeitszeit in dem entsprechenden Monat zu berücksichtigen. Ausfallzeiten wie Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheiten müssen herausgerechnet werden, wie z. B. mithilfe einer Arbeitszeiterfassung.

Sollte eine Arbeitszeiterfassung nicht vorhanden sein, empfiehlt es sich, durchschnittliche Werte zu ermitteln. Dabei sind der Jahresurlaub, durchschnittliche Krankenausfallzeiten, Feiertage, Ausfallzeiten für Fortbildung sowie sonstige individuelle und praxisübliche Fehlzeiten (z.B. zusätzliche bezahlte regionale Festtage) in Ansatz zu bringen.

Überschlagsrechnungen als Richtmaß

Hierbei ist folgende Faustregel hilfreich:

Ausgehend von der vertraglichen wöchentlichen Arbeitszeit soll auf Monatsarbeitszeit umgerechnet werden. Diese ist i. d. R. mit dem Faktor 4,33 zu ermitteln, da ein Monat üblicherweise nicht genau 4 Wochen hat. Allerdings werden hierbei die oben aufgeführten Ausfallzeiten nicht berücksichtigt.

Daher hat sich aus unserer Erfahrung der durchschnittliche Multiplikator von 3,6 ergeben, um sich den tatsächlich geleisteten monatlichen Arbeitszeiten anzunähern. Die Arbeitgeberbelastung je Mitarbeiter / Stunde kann somit zutreffender beurteilt werden.

Als Formel dargestellt heißt das:

    Monatliche AG-Belastung
                                                       = Mitarbeiterkosten pro Stunde
    (Wochenarbeitszeit x 3,6)

Bei angestellten Honorarerbringern lässt sich abschließend noch die Relation zum Umsatz pro Stunde errechnen. Die dabei ermittelte Personalkostenkennzahl sagt aus, wieviel Prozent vom Umsatz für die Personalkosten des Honorarerbringers aufgewendet werden.

Die Formel hierfür lautet:

    Mitarbeiterkosten pro Stunde x 100
                                                                          = Anteil Personalkosten am Umsatz in %
    Umsatz pro Stunde

Die ermittelte Arbeitgeberbelastung pro Stunde und Personalkostenkennzahl ergeben eine faire Grundlage für ein Mitarbeiterranking und können bei Personalgesprächen zeigen, ob Spielraum für eine Gehaltsanpassung besteht.

Die Anwender von control-doc, dem Online-Controlling der FIBU-doc Praxismanagement-GmbH, finden die Personalanalyse im optionalen Tool „Profitcenterrechnung“. Gerne stellen wir Ihnen dieses Tool in einem unserer unverbindlichen und kostenlosen Webinare vor. Termine finden Sie auf https://fibu-doc.de/events/categories/produktvor/.

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