Dokumentenablage in russischer Klinik

Nur digital Patientendokumente archivieren

Zahnärztlichen Dokumentationen wird Urkundenqualität zugewiesen, unabhängig davon, ob sie in Papier- oder elektronischer*1 Form erstellt worden sind.

Es geht um die Frage, ob Papierdokumente nach dem Einscannen vernichtet werden können; das digitale Spiegelbild vollumfänglich an die Stelle des Papiers treten kann – ohne Einschränkungen – insbesondere an seinem Beweiswert. Die Antwort ist ein klares Ja.

Die anschließende Frage, ob eine zahnärztliche Praxis die Anforderungen dazu erfüllen kann, würde Radio Eriwan wohl wie folgt beantworten: „Im Prinzip Ja, aber …“

Resiscan*2 beschreibt die Anforderungen. Es handelt sich dabei einerseits um technische Anforderungen (Software, Hardware etc.) und andererseits um organisatorischen Maßnahmen, die erfüllt werden müssen. Die auf den Seiten des BSI aufgeführten fünf Dokumente umfassen 181 Seiten, wovon die exemplarische Verfahrensanweisung 19 Seiten ausmacht.

Eine vermutlich kleinere Gruppe der geschätzten Leserschaft wird sagen: „wenn, dann wollen wir es richtig machen“. Die mögen sich gerne an den Autor wenden, um Details der Anforderungen zu erfahren.

Die Mehrheit wird sich fragen: “Muss das sein?“ Die Antwort hierzu lautet „Nein, aber …“.

Lassen Sie mich einen Moment ausholen und auf folgende Frage antworten: “Warum um Himmels willen sollte ich Papierdokumente einscannen, wenn ich diese nachher nicht wegschmeißen kann?

Drei Hauptgründe sprechen genau dafür:

    1. Zeitaufwand bei der Ablage Papierdokumente in die jeweilige Akte einzusortieren, ist zeitaufwändiger als die digitale Ablage.
    2. Zeitaufwand bei der Recherche Digitale Recherche ist um ein Vielfaches schneller als die Suche in der Akte.
    3. Anforderungen von Resiscan müssen nicht erfüllt werden Ich lege die Papierdokumente chronologisch ab (alle auf einmal in demselben Ordner; chronologische Ablage) und habe so im Fall der Fälle uneingeschränkte Beweiskraft.
Möchten Sie wissen, ob sich in Ihrer Praxis Kosten minimieren lassen? Nutzen Sie unseren Kostenminimierungsrechner und finden Sie es heraus:

 

„Nein, aber …“: Es muss also nicht sein, dass die Anforderungen von Resiscan in der zahnärzlichen Praxis erfüllt sein müssen, um die digitalen Vorteile der Zeitersparnis bei Ablage und Recherche in Anspruch zu nehmen.

 
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Marcus Ehrenburg
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*1 Bei originär digitaler Dokumentation ist darauf zu achten, dass die Software die Anforderung der Manipulationssicherheit (BGB § 630 f Abs.1) genügt, ansonsten der Beweiswert fraglich ist.

*2 Beim ersetzenden Scannen von Dokumenten ist die vom BSI in April 2013 veröffentliche Richtlinie (sog. BSI-TR-Resiscan 03138, abrufbar über https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/index_htm.html) zu beachten.

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