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Software contra Bleistift

Ein Blick auf die Praxiskosten verrät uns, dass die Materialkosten, nach dem Fremdlabor und den Personalkosten in den Kosten-„Hitlisten“ ziemlich weit oben stehen. Hand aufs Herz: Wissen Sie, wieviel, welches, wo und vor allem – seit wann Material in Ihren Schränken liegt?

Steigende Preise, die Einführung neuer Produkte, aber auch die wachsenden Ansprüche der Patienten fordern die ganze Aufmerksamkeit der nicht zu unterschätzenden Materialwirtschaft heraus. Listen, Klebezettel, Ordner, die vielen kleinen Helfer rund ums Merken, Notieren und Sammeln stehen uns gern zur Seite. Manchmal sind, unter diesen vielen kleinen Helfern, die Babyfotos der Kolleginnen ganz versteckt!

Die Bedarfsermittlung „Nicht zu wenig – nicht zu viel“. Leicht gesagt, jedoch müssen für eine genaue Bedarfsermittlung Statistiken durchgeführt und ausgewertet werden. Die Strichliste war gestern. Mit einer Softwareunterstützung haben Sie immer die Möglichkeiten, solche Auswertungen zu erhalten. Wann wurde wieviel bestellt – wann und wieviel in welchem Zeitraum wurde was verbraucht? Ergebnisse einer solchen digitalen
statistischen Auswertung zeigen Ihnen: Wieviel Sie bestellen müssen. Besonders nützlich ist dies für Abrufaufträge oder für den Einkauf auf Messen.

Die Planung verschafft Übersicht und bringt Ruhe in den Praxisalltag.
Den Satz: „Können Sie mal kurz warten, ich hole schnell ein neues Bonding aus dem Kühlschrank“ kennen bestimmt manche. Sprechstundenvorbereitung, wie auch Nachbereitung, Auffüllen von Material in den Sprechzimmern gehört mit zu den wichtigsten Regeln der Praxisorganisation. Ähnlich wie ein Pilot vor dem Flug, jedes OP-Team vor einer Operation oder jeder Supermarkt vor dem Öffnen der Ladentür. In einer Materialsoftware können Sie ein Planungsmodul nutzen. Ein Blick in das Bestellbuch bzw. in die Karteikarte zeigt Ihnen, was am Patienten zur Verwendung kommen wird. Ein Behandlungsset (Jumbo) erleichtert Ihnen die Auswahl. Die Software prüft sofort, ob das geplante Material auf Lager ist und erstellt ggf. einen Bestellvorschlag. Drucken Sie die geplante Liste aus und verwenden diese als Checkliste zur Vorbereitung der anstehenden Behandlung. Ein typisches Behandlungsset könnte so auch in der Prophylaxe zum Einsatz kommen. So kann auch eine AZUBINE den Arbeitsplatz einer Prophylaxe-Helferin vorbereiten.

Wollen oder müssen Sie genau nachweisen, was am Patienten verbraucht wurde? Genaue Auskunft über die verbrauchten Materialien und Kosten gibt die digitale Materialnachweisliste. Praktisch mit einem Mausklick den Nachweis erbringen, spart
Zeit und unnötiges Rechnen. Denn dazu ist in der Praxis sicher keine Zeit vorrätig!

Bestellungen mit Zettel und Bleistift war gestern. Eine moderne Praxis bestellt mit einer Software und zwar mit ihrer eigenen. Sie legen Ihren eigenen Katalog an, Ihren Praxiskatalog. Hat ein Artikel einen minimalen Bestand unterschritten (den Sie selbst bestimmen meldet sich die Software. Sie bestellen mit wenigen Klicks. Jeder in der Praxis weiß, was wann bei wem bestellt wurde. So vermeiden Sie zeitraubende Doppelbestellungen.

Faxprotokolle, Ordner mit Bestellzetteln, Notizen zur Bestellung per Telefon, Pinnwände oder Bestellbücher mit Notizen und Visitenkartenhalter waren alles nützliche Helfer, von denen sich eine gut organisierte Praxis einvernehmlich trennen kann.
Der Wareneingang ist kein „Nebenbeiprozess“! Eine Lieferung kommt immer mitten im Behandlungsalltag. Oft bleibt keine Zeit, die Ware mit dem Lieferschein und später die Rechnung mit dem Lieferschein zu vergleichen. Die Ware wird eingeräumt und fertig. Doch eine Software zwingt Sie (hoffentlich auf sympathische Art und Weise), Ihren QM-Vorgaben zu folgen und alle notwendigen Notizen mit einer Handlung vollständig auszuführen. Im Wareneingang muss die Ware mit der gelieferten Menge verglichen werden. Lieferscheine können eingescannt werden, ebenso die Rechnung zum Wareneingang.

So haben Sie alles an einem Ort auch für spätere Nachfragen zu bestimmten Lieferungen. Nutzen Sie die in der Software angelegten Lagerorte. So kann, mit Hilfe einer Einlagerungsliste, die Aufgabe des Einräumens der Ware, jede Mitarbeiterin in der Praxis übernehmen.

Inventurkontrollen gehören zum QM-Alltag. Einmal im Jahr führen Sie eine solche durch. Üblich sind Inventurlisten in Excel. Sicher schon ein Fortschritt, aber wieder ein externer Helfer von dem die Praxis Abschied nehmen kann mit einer digitalen Materialwirtschaft.

Fazit: Schauen Sie sich in der Praxis um. Welche Ordner, Listen oder Zettel befassen sich mit Material und stellen Sie sich vor, wie alles gesammelt in einer softwaregestützten Materialwirtschaft seinen Platz finden könnte. Der gewonnene Platz kann dann mit einem schönen Frühlingsstrauß besetzt werden.

Machen Sie Platz in Ihrer Praxis, denn der Frühling steht vor der Tür.

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